« Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le Webinar »... C'était le vendredi 20 novembre dernier chez Eurosites (rue de Liège à Paris) mais aussi et surtout en ligne avec la plate-forme de Web Conferencing d'Adobe ; celle-ci a permis à 21 participants « online » d'assister à distance à cette belle conférence... Une grande première pour le CMIT qui franchit avec succès un nouveau pas « interactif » vers ses adhérents.

Du côté salle...                                            Du côté ‘Online'

Le 20 novembre dernier marque une nouvelle étape pour le CMIT avec le « mix » réussi entre le présentiel et le online via une plate-forme de Web Conferencing. Résultat : plus d'une cinquantaine de participants (une trentaine sur site, une vingtaine en ligne) ont pu assister à cette conférence ô combien intéressante sur cet outil de plus en plus usité : le Webinar. Rien de tel, effectivement, qu'organiser un Webinar pour en parler... et de s'entourer de spécialistes pour faire le tour de la question : Lionel Lemoine, Frédéric Massy et Christine Chagneau-Pancrazi d'Adobe et Jean-Michel Jurbert de SAP pour un retour d'expérience.

Contraction anglo-saxonne de ‘Web' et de ‘Seminar', le Webinar est mis à profit dans de nombreuses circonstances : faciliter les réunions internes, générer des leads, animer un réseau de partenaires... Partie intégrante de notre vie professionnelle, il offre de nombreux bénéfices : gain de temps, réduction des coûts, participation accrue, partage d'informations, rich media... « Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises peuvent utiliser le Webinar. Leur efficacité a été démontrée. ¾ des entreprises qui utilisent ces webinars en font plusieurs fois dans l'année » souligne Salime Nassur, Président du CMIT, en guise d'introduction. « On le verra avec SAP : plus on les utilise, plus on s'améliore et plus on qualifie des leads pour les forces de vente. »

Acrobat Connect Pro Meeting, une solution de séminaire online très intuitive

(Voir le powerpoint ADOBE)

Pour tirer toute la quintescence de l'outil, le CMIT a invité l'éditeur Adobe pour nous présenter sa plate-forme de séminaire interactif multimédia « Acrobat Connect Pro Meeting ». « Au sein d'Abobe, nous avons industrialisé les Webinar depuis ces 3 dernières années » déclare Lionel Lemoine Business Developper, Collaborative Solutions chez Adobe.

Le Webinar renvoie à des outils de « conférence web », exploités comme une extension du téléphone pour le travail collaboratif et dont les usages sont variés : séminaires en ligne, support, formation... Derrière ces différentes typologies temps réels se cache un certain nombre d'outils, disponibles le plus souvent sur le même mode de conférence téléphonique (abonnement). La plupart des logiciels (Adobe, Alcatel-Lucent, Cisco, IBM, Microsoft...) offrent les mêmes fonctionnalités comme le partage de documents. Lionel Lemoine nous présente alors la solution Adobe au travers de la plate-forme ‘Acrobat Connect Pro Meeting'.

Celle-ci permet au participant équipé d'un navigateur Web et d'une connexion Internet :

•   De se connecter très facilement pour participer au meeting
• De visualiser le présentateur, la liste des participants en ligne
• De dialoguer en direct avec tous ou en privé avec un participant donné (tchat)
• De visualiser la présentation projetée
• D'intervenir à tout moment, notamment pour poser des questions à chaud au présentateur
•   Intervenir sur des applications
• De son côté, le présentateur peut poser des questions soit élaborées à l'avance, soit en temps réel.

« On peut partager de la musique (en introduction), des images (lancement de produit), de la vidéo (témoignage client) pour donner plus d'impact à la présentation. Plus on étend le type de média, plus on dynamise le discours » précise Lionel Lemoine. Autre fonction bien pratique : la possibilité d'enregistrer l'ensemble de la session (vidéo) pour la diffuser après l'événement online. Enfin, l'application ne nécessite que la présence du plug-in ‘Flash' pour fonctionner alors que d'autres outils recquièrent l'installation de logiciels plus complexes.

Plusieurs questions sont alors posées par des participants en ligne.

• Peut-on afficher une mosaïque des participants? «Absolument!Il est possible de voir chacun d'eux, les uns à côté des autres. Cela peut être aussi différents lieux. Seule la taille de l'écran contraint au nombre de fenêtres. »
• L'application est-elle dispo en mode SaaS? Réponse de Lionel: «La technologie Adobe est proposée en mode SasS ou en mode Licence pour les entreprises qui veulent la déployer sur leur propre serveur. La PME est plus attirée par le mode SaaS pour le coût et la facilité de mise en œuvre et les grandes entreprises pour des impératifs de temps en contournant des problèmes de sécurité. Microsoft et IBM se tournent vers le SaaS. Webex n'est disponible qu'en mode SaaS.»

Votre humble rédacteur était en ligne et a exploité l'outil d'Adobe avec grand plaisir pendant tout le webinar. « Son utilisation est vraiment très intuitive. J'avais le sentiment d'être dans la salle, aux côtés du présentateur et des autres membres du CMIT, tout en profitant de possibilités bien pratiques du online comme capturer une slide (celles-là même insérées dans ce compte-rendu) ou tchater en toute discrétion avec d'autres participants. Quant au son, il était de qualité. Tout était réuni pour passer un bon moment, tous ensemble. »

Adobe, un usage récurrent des webinars

Lionel Lemoine passe ensuite le micro à Frédéric Massy, Directeur Marketing d'Adobe, qui nous dévoile l'usage des Webinar au sein même d'Adobe. « Il est important de remettre le séminaire en ligne dans une stratégie online globale » précise Frédéric Massy.

Adobe adresse trois grands segments de clientèles : les entreprises, les profes-sionnels et les particuliers. L'utilisation et l'objectif du Webinar dépendent de la cible. Il offre une grande flexibilité pour les collaborateurs (permet de capter des gens que nous ne pourrions pas avoir autrement) et contribue à réduire les coûts, ce qui est essentiel : rassembler 50 personnes coûte beaucoup moins que de les faire venir (avion, hôtel...). Autre atout : la facilité à organiser un événement et à le faire vivre. L'exemple type du Webinar chez Adobe est le lancement de produits. « En 2008, nous avons fait un lancement mondial de produit 100 % online. C'est un acte de foi ! 200 000 personnes ont vu le webcast. Ce qui aurait été impossible avec un événement physique. L'audience a été recrutée en 3 semaines. » Adobe n'a pas arrêté pour autant les événements physiques. « L'important est de bien gérer cette complémentarité et de savoir qu'est-ce qui peut servir à quoi. On ne sait pas encore faire passer le café ou le champagne par la prise ! » précise Frédéric Massy.

Des bonnes pratiques à user et abuser !

Christine Chagneau-Pancrazi, Marketing Services Manager Adobe, prend alors le micro pour nous dévoiler quelques « bonnes pratiques » sur les webinars, issues de l'expérience acquise au sein d'Adobe.

• Préparer son événement onligne. «De la même façon que les événements physiques, les séminaires online demandent un travail relativement important au niveau de la génération de trafic. Cela fonctionne sur les mêmes mécaniques mais avec l'avantage d'une meilleure réactivité, tant dans le délai des invitations que des inscriptions. Mais il faut compter un bon mois pour être vraiment tranquille» souligne Christine Chagneau.
  «Nous avons aussi davantage d'inscription par le online mais le taux de transformation, d'après nos constatations, est sensiblement inférieur (-5 %) par rapport aux événements physiques. Mais nous arrivons néanmoins à atteindre des cibles plus importantes. En milieu de semaine, nous avons de bons résultats même s'il n'y a pas de jour magique qui se dégage.»
• Elaborer un ciblage en amont: définir les sessions des séminaires, les contenus. Plus on en fait, plus on apprend à les faire. Et moins on a peur de ce média.
• Faire un emailing qui explique le ou la série de séminaires en question, ce qui évite d'envoyer des emails trop fréquemment.
• Réunir des sessions sur des thématiques proches, qui intéressent les mêmes cibles.

• Mixer le online et le live, notamment au niveau des invitations, sans qu'il y ait de déperdition d'un côté ou de l'autre. On peut aussi avoir une stratégie de séparation totale (par exemple, les événements live pour le public parisien et le online pour la province). Toutes les publicités et newsletters fonctionnent aussi très bien. Mais ce sont des compléments de l'invitation.
• Organiser des rendez-vous hebdomadaires online. Ceux-ci rencontrent un grand succès. «Le mardi, c'est la journée Creative Suite, etc.» L'habitude aidant, la mécanique se met en place assez facilement.
• Profiter de l'inscription pour mettre au point la plate-forme technique, assurer un follow-up (suivre les inscriptions) et bien définir les prérequis techniques pour que chacun puisse se connecter facilement (et intégrer les bons plug-ins comme Flash Player avant le moment important).
• Prévoir un n° d'appel en backup pour aider le participant perdu.
• S'imposer une grande rigueur dans le contenu:

-          Effort de concision (revoir les slides)

-          Concentration accrue du présentateur

-          Varier les slides avec des démos, de la vidéo ou un interlocuteur tiers

-          Ne pas avoir les yeux rivés sur le tchat !

-          Utiliser un sondage en début, milieu ou fin de présentation

• Utiliser conjointement la téléphonique et la voix sur IP pour garantir les échanges voix face à la non maîtrise du hardware côté participant : salle non équipée, contrainte de bande passante, PC mal réglé,... Le téléphone est un backup sécurité. 75 % des participants reçoivent la voix via Internet. Les 25 % restants doivent aussi pouvoir entendre, dialoguer. Sinon, ils envoient des messages et peuvent rapidement «polluer» le séminaire.

SAP : un retour d'expérience intéressant autour d'Adobe Connect Pro

(Voir le Powerpoint SAP)

Pour terminer ce large tour d'horizon sur les webinars, il nous fallait un témoignage utilisateur... Ce retour d'expérience nous est donné par Jean-Michel Jurbert, Business Developper BI chez SAP, division BusinessObjects. « Les premiers pas du séminaire online remontent à 2006. L'objectif était de toucher des gens que nous n'arrivions pas à joindre avec les événements physiques : les TPE, les PME-PMI. Nous avons travaillé sur un format court : 20 mn. »

Le temps de boire un (long) café ! Autre objectif : animer le réseau des ventes, développer les partenaires. Une fréquence est établie : 2 jeudis par mois à 11h. « Nous avions à l'époque entre 10 et 20 participants et ceci, sur les différents pays qui ont participé à cette initiative : France, Angleterre, Allemagne et Italie » commente Jean-Michel Jurbert. Aujourd'hui, l'activité de webinar est récurrente. Chaque semaine, moins d'une dizaine est organisée pour présenter les différentes technologies offertes par SAP. « Nous utilisons la plate-forme Adobe Connect et en sommes très contents. Les menus sont ergonomiques, intuitifs. Nous avons pris le temps de nous former pour exploiter pleinement tout le potentiel de la plate-forme » déclare Jean-Michel avant d'ajouter : « Nous faisons la promotion de nos webinars par emailing mais également la mise en ligne de banières pour avoir un maximum de visibilité. Nous ciblons principalement les utilisateurs et les départements informatiques, et essayons d'identifier des partenaires clés pour relayer les invitations auprès de leur base installée. » Après l'événement, SAP envoie un email de remerciement avec en pièce jointe le support de la présentation ainsi qu'un rappel des prochains rendez-vous.

Les conseils de Jean-Michel

Q

 Quid du bilan ? « Il est très positif » souligne Jean-Michel Jurbert. « Le webinar permet de générer des contacts à moindre coût. De plus, le taux de participation est élevé. Il nous permet de toucher un large public, de réduire les coûts tant du côté organisateur que des participants. Le temps de préparation est raccourci et l'organisation est simplifiée. Enfin, la capacité d'interaction offerte par la plate-forme permet aux participants de poser plus facilement des questions (on est moins timide derrière un écran). Enfin, l'enregistrement de la session permet de la diffuser ultérieurement via une URL mentionné dans le mail envoyé à ceux qui n'ont pas pû assister. »

Questions des participants online:

Laurence Peghaire : êtes-vous resté sur le format 20 minutes ? Oui et non. « Tout dépend du sujet. Le format 20 mn suffit pour passer de nombreux messages et garder l'attention des participants. Le format d'1h est utilisé quand on a un contenu très riche, avec beaucoup de choses à raconter, une démonstration et de l'interactivité. »

Bruno Hourdel : Combien de seminaires pour cible ''business'' versus cible ''technique'' ou ''développeurs'' ? « Nous ciblons plutôt des interlocuteurs techniques à 70 %. »

En conclusion...

Pour Lionel Lemoine, « La technique n'a rien de complexe. C'est simple à mettre en œuvre. Mais il faut se familiariser avec l'outil et intégrer les bonnes pratiques évoquées lors de cette session pour en tirer tous les bénéfices. »

Le mot de la fin revient à notre Président, Salime Nassur : « Waouh, quelle session ! Un nouveau lieu, de nouveaux adhérents et de nouvelles façons de travailler. Je profite de l'occasion pour saluer notre nouveau partenaire Mediaways ici présent. Il assurera, tout au long de l'année 2010, la captation vidéo de nos conférences. Vous aurez ainsi la possibilité de les revoir ou de les consulter si vous ne pouvez y assister. A très bientôt. »

Témoignages

Cette conférence fut un succès. Mais qu'en ont pensé les participants ? Deux d'entre eux ont accepté de témoigner... Du côté « Online » avec Else Lacroix (Directrice Marketing d'Informatica).

« J'ai aimé l'approche du webinar sur les webinars ! J'ai donc préféré y assister de façon on-line plutôt que de me déplacer. Je souhaitais aussi me rendre compte de manière concrète et par moi-même ce que ce type d'événement virtuel représentait pour la personne qui y assiste. Un vrai test en conditions réelles ! Jusqu'à présent, j'ai suivi des webinars internes, pilotés par la corp, en anglais, qui, au regard des best practices présentées ce matin, sont encore très perfectibles. Chez Informatica, nous sommes vraiment novices en la matière, puisque les premiers viennent d'avoir lieu sur l'Europe du Sud - pour le lancement de notre nouvelle plate-forme. Ceci dit, nous avons été agréablement surpris par les taux d'inscription, plutôt encourageants. Ce matin, j'ai apprécié l'approche concrète et didactique de Adobe, le témoignage de SAP, très instructif, avec plus de 3 ans d'expérience (joli bilan) et l'outil proposé. Dommage que notre choix corporate se soit porté sur une autre solution... »

Du côté « live » avec Bruno Lasserre (Marketing HP, Division Solutions d'Impression)

« Je participe à de nombreux Webinars. J'en ai même organisé plusieurs à destination de nos revendeurs et clients. Je suis surtout venu à la conférence du CMIT pour voir comment le Webinar permet de générer davantage de leads. J'ai découvert l'outil d'Adobe et quelques fonctions intéressantes comme l'enregistrement global de la session pour être utilisée a posteriori comme contenu. Certaines "best practices" qui permettent d'accroître le taux de participation m'ont également intéressé. Je pense, pour ma part, dans le cadre d'une conquête de clients, qu'il faille investir du temps et de l'argent pour atteindre son but. Une incentive client me paraît indispensable pour inciter les prospects et les clients à se connecter et à participer. J'ai également apprécié l'ambiance et le contact avec les autres membres. A très bientôt ! »

Remerciements

Un grand merci à Cyril Demoulian, directeur du site «  Eurosites Liège, à Paris » pour nous avoir accueilli dans son superbe hôtel particulier,  aménagé tout spécialement pour les séminaires d'entreprises. Pour mémoire, Eurosites - qui a été créé en 1992 -propose une gamme étendue de prestations liées à l'organisation de réunions professionnelles : accueil personnalisé, signalétique, vestiaire, badging, restauration, service traiteur, régie audiovisuelle, matériel informatique, aménagement des espaces... www.eurosites.fr

Un grand merci également à François Trouillet pour l'organisation de cette conférence et aux différents présentateurs (Adobe et SAP) pour la qualité de leur intervention. Vous pouvez contacter Pascal Prévot pour obtenir leurs coordonnées complètes ainsi que les présentations qui ont été diffusées.

Pour ceux qui veulent en savoir plus sur la solution de conférence Web d'Adobe :

http://www.adobe.com/fr/products/acrobatconnectpro/